Postupak kod uvođenja programa u rad

Svaki korisnik programa je specifičan po svojem načinu poslovanja zbog toga je potrebno prije samog rada program podesiti vlastitim zahtjevima. Podešavanje programa znači napuniti određene šifrarnike, podesiti postavke i sl.
 

Redoslijed rada:

• Otvaranje matične firme i poslovne godine
• Namještanje postavki-parametara za rad programa
• Organizacijske jedinice
• Kontni plan
• Poslovni partneri
• Tarifne skupine poreza na promet
• Popis artikala-usluga
• Početna stanja

1. Otvaranje matične firme i poslovne godine

Prva stvar koju morate napraviti prije samog početka rada je otvaranje matične firme(predstavlja firmu ili firme za koju vodimo poslovne knjige, dakle to nije kupac, dobavljač ili sl. nego naša firma u kojoj vodimo knjige, ako ste knjigovodstveni servis tada je matičnih firmi više)
  i poslovne godine(kalendarski 1.1. - 31-12., zapravo računovodstveno razdoblje) za koju želite voditi knjige.
Nakon prve instalacije programa inicijalno će kao matična firma biti Testiranje d.o.o.fiktivna firma koja služi za testiranje programa, u poslovnim partnerima je otvorena sa šifrom 1 .

Kada uđete u program pri vrhu ekrana će uvijek pisati naziv tekuće matične firme i poslovna godina u kojoj se trenutno nalazite.Ako kliknete mišem na tu firmu (tipku) otvorit će se prozor u kojem možete izvršiti sve radnje po pitanju promjene matične firme, statistike otvorenih firmi i godina, otvaranja, brisanja novih firmi i godina, i dr.

Da biste mogli otvoriti novu matičnu firmu ona mora postojati u popisu poslovnih partnera, predstavlja firmu, tvrtku (kupca, dobavljača i sl.). Popis svih tvrtki u programu za sve module se nalazi na jednom mjestu, u šifrarniku poslovnih partnera. Možete mu pristupiti preko menia Šifrarnici>Osnovni šifrarnici>Poslovni partneri- poduzeća, ili preko ikone pri vrhu ekrana ili pritiskom na tipku F5., postupak za otvaranje je sljedeći:

• u šifrarniku poslovnih partnera otvorite svoju firmu kao novog partneraili možete npr. izmjeniti podatke nekoj već upisanoj firmi npr. partneru sa šifrom 2, tako što ćete se pozicionirati na njega i kliknuti na tipku Izmjena
• u prozoru matičnih firmi otvorite novu matičnu firmuklikom na naziv matične firme Testiranje doo ili u meniu Šifrarnici>Osnovni šifrarnici>Matične firme i posl. godine ili preko tipke F6

• Vidi Prozor matičnih firmi i poslovnih godina

Matičnu firmu Testiranje d.o.o. ne morate obrisati, dapače ostavite je i koristite za razna testiranja, pogotovo dok ste u fazi učenja programa, licenca programa vam dozvoljava da uz kupljeni broj licenci imate otvoreno i dodatnu firmu Testiranje doo
 

Brisanje firme u matičnim firmama je brisanje poslovnih knjiga (direktorija na disku) koje su otvorene za tu firmu, a brisanje u poslovnim partnerima je brisanje te firme iz šifrarnika, popisa.

natrag

2. Namještanje postavki-parametara za rad programa  

Svaki korisnik ima drugačiji sistem rada, prije samog početka je potrebno podesiti program za određenog korisnika. Postavke se nalaze u izborniku Sistem>Postavke programa.
Većina tih postavki je već namještena za prosječnog korisnika. Postavke su grupirane po skupinama.

Niže navedeni su postavke za koje je bitno da se namjeste prije samog unosa podataka, sve ostale postavke se mogu u toku rada korigirati.

• Postavke za temeljnice za tekućeg partnera, ako u kupcima, dobavljačima, robnom i dr. ne želite raditi s temeljnicama tj. kontima tada te postavke ne morate namještati, u protivnom potrebno je uključiti rad sa temeljnicama za određeni modul.

Kada god posjedujete modul Glavna knjiga i neku od analitika koja podržava rad s kontima tj. automatskim temeljnicama za glavnu knjigu (kupci, dobavljači, osnovna sredstva i dr.) tada preporučujujemo uključivanja rada s temeljnicama.
Iznimka su Robno-materijalno i Maloprodaja u tim modulima bez obzira što omogućavaju rad s temljenicama NE preporučujemo rad s temeljnicama zbog jednostavnijeg rada i veće slobode kod knjiženja.

• Postavke fakturiranja u veleprodaji - za tekućeg partnera, ako ne želite automatsku vezu između robnog skladišta i fakturiranja tada te postavke ne morate namještati, u protivnom uključite tu opciju. Detaljnije..., ako posjedujete module Robno-materijalno i Fakturiranje u VP tada je moguće npr. nakon izrade računa u fakturiranju automatski kreirati otpremnicu u robnom skladištu, moguće je ispisivati dokument s naslovom Račun-otpremnica i sl.
• Postavke fakturiranja - nivo programa, podešavanje rada u fakturiranju za detaljnije vidi Postavke fakturiranja u veleprodaji - nivo programa
• Postavke poreznih evidencija - za tekućeg partnera, ako želite automatski unos iz saldakontija u knjige UR-a, IR-a tada te postavke ne morate namještati, u protivnom isključite te opcije. Ako pak želite da se direktno iz fakturiranja ažurira knjiga IR-a tada morate uključiti tu opciju.

Sve postavke su inicijalno namješteni da možete početi s radom, ali je dobro pregledati postavke da dobijete uvid koje su sve mogućnosti podešavanja rada programa.

• Vidi postavke.
   

natrag

3. Organizacijske jedinice  

To su organizacijski dijelovi matične firme npr. skladišta, radne jedinice i dr., može ih biti proizvoljan broj.
Kod modula robno-materijalno je potrebno u okviru poslovnih jedinica otvoriti potrebna skladišta, a kod materijalnog i barem jednu radnu jedinicu.

Organizacijske jedinice se otvaraju posebno za svaku firmu za koju vodimo knjige u meniu Šifrarnici>Osnovni šifrarnici>Poslovne jedinice u firmi. Detaljnije...kada otvorite prazne poslovne knjige za novu firmu u njoj nema otvorenog niti jednog skladišta, ako posjedujete modul Robno-materijalno logično je da prije samog upisa početnog stanja morate otvoriti jedno ili više skladišta.

• Vidi Poslovne jedinice

natrag

4. Kontni plan

Postojeći kontni plan je baziran na RRIF-ovom kontnom planu. Kontni plan je potrebno revidirati tj. provjeriti da li odgovara potrebama korisnika i učiniti potrebne izmjene i dopune, meni Šifrarnici>Osnovni šifrarnici>Kontni plan

Najjednostavnije je ispisati na papir kontni plan i na njemu napraviti reviziju tj. koja konta treba dodati koja promjeniti i sl., i onda te promjene, prije bilo kakvog rada s kontima, unijeti u kontni plan.

• Vidi Kontni plan

natrag

5. Poslovni partneri

Kao što smo na samom početku rekli to je popis svih firmi s kojima radimo u bilo kojem modulu programa, u tom popisu se nalazi i matična-e firma za koju vodimo knjige.

Dobro je na početku rada unijeti određeni broj poslovnih partnera s kojima stalno radimo (kupaca, dobavljača i dr.), a kasnije ih dodavati prema potrebi.

• Vidi Poslovni partneri - firme

natrag

6. Tarifne skupine poreza na promet

Pregledati tarifne skupine, ako je potrebno učiniti izmjene i dopune. U toku rada dopuniti ako bude bilo izmjena. Izbornik Šifrarnici>Osnovni šifrarnici>Tarifne skupine poreza na promet.

Specifična konta, samo za korisnike koji rade s kontima tj. temeljnicama...

natrag

7. Popis artikala, materijala

Popis artikala možemo kao i popis poslovnih partnera unositi tokom samog rada kako se pojavljuju, ali je praktičnije unijeti odmah jedan određeni broj za koji znamo da se često pojavljuju tj. da će nam svakako trebati.

• Vidi Popis artikala i usluga

natrag

8. Početna stanja

S programom se može početi raditi unutar godine ili na početku godine, da bismo mogli početi moramo u određene module unijeti neka početna stanja, zavisno od toga o kojim se dijelovima programa radi.

Početno stanje na početku godine unosimo posebno za glavnu knjigu, a posebno za analitike. Početna stanja analitika unosimo za svaku analitiku posebno (kupci, dobavljači, blagajna, robno i dr.), ta početna stanja se ne prenose u glavnu knjigu jer se ona nalaze u samom početnom stanju glavne knjige koje isto tako unosimo posebno.

Početna stanja analitika program automatski knjiži na temeljnicu nula koja se nikako ne može prenijeti. Tek kada knjižimo prvu regularnu temeljnicu (jedan) možemo prenositi podatke u glavnu knjigu.

Kod početnog stanja analitika npr. kupci obratite pažnju da je prije unosa potrebno označiti da se radi o Unosu početnog stanja, u zaglavlju dokumenta se nalazi Check box tipka kojom se to označava.

Glavna knjiga

Kao sintetički glavni dio knjigovodstva je svakako najvažniji. U svakom slučaju moramo unijeti početno stanje tekuće godine tj. početnu bilancu, isključivo kroz dokument početno stanje, svi glavni dokumenti-temeljnice u glavnoj knjizi su već uneseni . Ako počinjemo na početku godine onda je to dovoljno, ako počinjemo unutar godine tada osim početnog stanja 1.1. trebamo unijeti i promet po određenim kontima do današnjeg dana. Koji od načina ćete upotrijebiti ovisi o odluci knjigovođe. Istu odluku bismo morali donijeti kada bi se radilo i o ručnom vođenju knjiga.
To možemo napraviti na razne načine npr.

• unijeti samo ukupni dugovni i potražni promet pojedinih konta
• unijeti ukupni dugovni i potražni promet pojedinih konta npr. po mjesecima
• unijeti sva knjiženja koja čine dugovni i potražni promet

Saldakonti kupaca i dobavljača

Prvo uključiti unos kao početno stanje (nalazi se na samom prozoru unosa), a zatim unijeti početno stanje prošle godine na dva moguća načina

• tako da unesemo sve račune i plaćanja iz prošle godine koji su bili potpuno ili djelomično otvoreni, a koji zajedno čine početni saldo određenog partnera
• unijeti za svakog partnera samo iznos salda kao fiktivan račun ili plaćanje zavisi da li je saldo dugovni ili potražni.

Promet tekuće godine također unosima na dva načina kao što je prethodno opisano. Ako radite sa uključenim temeljnicama u saldakontiju program će izvršiti prijenos zadnje neprenesene temeljnice u glavnu knjigu kada to zatražimo, ako ne želimo da se određena temeljnica prenosi u glavnu knjigu tada direktno u glavnu knjigu možemo upisati taj dokument pod određenim brojem.

Robno knjigovodstvo

Potrebno je unijeti početnu inventuru svakog pojedinog artikla sa datumom 1.1., ako moramo unijeti i promet do određenog datuma tekuće godine tada to možemo napraviti na dva načina

• da unesemo samo ukupni izlaz i ulaz određenog artikla, naravno količinski i financijski (unosimo cijenu prosječne zalihe)
• unosimo svaki pojedinačni ulaz i izlaz artikla

Osnovna sredstva

Slično kao i robno.

Fakturiranje u veleprodaji

• možemo početi od bilo kojeg broja računa gdje smo stali s ručnim fakturama ili s nekim drugim programom (najbrži način)
• možemo unijeti sve fakture do današnjeg datuma (imamo pune podatke za izvještaje)

natrag